100+ Tipps für effektives Zeitmanagement

Hast du schon einmal gedacht, dass dein Tag nicht genug Stunden hat? Oder hast du dich vor den Aufgaben die du noch zu erledigen hast, erschlagen oder gelähmt gefühlt? Wie alles im Leben, muss auch das Zeitmanagement geübt werden. Du wirst feststellen, dass du in der gleichen Zeit mehr erledigen kannst als vorher. Die Qualität deines Zeitmanagements wird sich verbessern. Und deine Work-Life-Balance wird sich erheblich steigern.

 

Zu einem guten Zeitmanagement gehört immer eine Strategie oder ein Aktionsplan. Es ist wichtig, dass du deine Grenzen kennst und diese akzeptierst. Es gibt Aufgaben, die du jetzt nicht erledigen kannst. Wenn das so ist, ist es eben so. Punkt!

 

Zu lernen, sich zu entspannen, ist der Hauptpunkt bei all diesen Übungen. Die Hauptidee, die Zeitmanagement sehr populär macht, ist, dass es den Menschen erlaubt, die Kontrolle über ihr Leben zu übernehmen und genug Zeit zu haben, um die Dinge zu genießen, die am wichtigsten sind. In den heutigen vollen Terminkalendern ist es zwingend erforderlich, dass die Zeit in überschaubare Blöcke eingeteilt wird, weil es einfach keine andere Möglichkeit gibt.


Inhaltsverzeichnis


Kläre deine Ziele und deine Strategie

Sei dir im klaren darüber, was kurz- und auch langfristig deine Ziele und die Ambitionen dafür sind. Schreib dir diese auf. Mach dir so klare und genaue Notizen wie möglich. Sobald du weißt, was du wirklich erreichen möchtest, vor allem, warum du dein Ziel erreichen möchtest, wird es dir einfacher fallen, Entscheidungen zu treffen. Was genau du zu tun hast und was du planen musst, um deine Ziel(e) zu erreichen.


Konzentriere dich auf die obersten Prioritäten

Du wirst merken, es ist produktiver und besser, wenn du deine Prioritäten kennst und dich auf diese konzentrierst. Baue dir zuerst den Grundstock auf um dein Ziel zu erreichen. Beginne wie beim Hausbau. Von unten nach oben. Stein auf Stein.

 

Ordne die Dinge, die du an diesem Tag erledigen musst. Beginne mit dem Wichtigsten und Unangenehmsten und arbeite dich dann nach unten. Die Dinge, von denen du denkst, dass sie nicht sofort benötigt werden und nicht wichtig sind, kannst du im Laufe des Tages erledigen, wenn du die Zeit dazu hast.

 

Lerne, Kompromisse einzugehen, wo es notwendig ist. Die Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Aufgabe kann sich im Laufe des Tages jederzeit ändern. Nehme dafür Anpassungen vor und plane Zeiten dafür ein. Denn es wird Dinge geben, die neu priorisiert, neu geplant, verschoben oder ganz fallen gelassen werden müssen.


Ganz wichtig: Plane deine Zeit

Und zwar realistisch. Hast du keinen Kalender oder Zeitplaner, wird es höchste Zeit, die einen anzuschaffen. Denn wir können Aufgaben und Ziele besser verfolgen und im Auge behalten, wenn wir unsere Tätigkeiten notieren. Halte dich an deinen eingetragen Zeitplan. Das gibt dir auf Dauer die Sicherheit, deine Ziel zu erreichen. Und es hilft dir dabei, ein besseres und effektiveres Zeitmanagement zu haben.

 

Wenn du dir für jede Aufgabe einen Zeitrahmen setzt, auch wenn dieser anfangs nicht so realistisch ist, lernst du nach und nach, deinen Zeitplan besser einschätzen zu können, wie lange du für welche Aufgabe benötigst. Die Idee ist, damit anzufangen und es durchzuhalten.


Lerne NEIN zu sagen

Selbst dann, wenn du ein schlechtes Gewissen bekommst und deswegen Ja sagen möchtest, um andere und liebe Menschen nicht zu verletzen oder zu enttäuschen. Oder weil du selbst eine neue interessante Sache entdeckt hast, du du so schnell als möglich angehen möchtest. Aber auch du hast nur eine bestimmte Zeit für dein Leben zur Verfügung.

 

Und an erster Stelle stehst du und dein priorisiertes Ziel. Sagst du zu oft ja, bringt das deinen Zeitplan und dein Zeitmanagement durcheinander. Und es herrscht plötzlich wieder Chaos. Du weißt nicht, wo du deine begrenzte Zeit am besten einsetzen sollst und wo beginnen. Was letztlich in den meisten Fällen dazu führt, dass man nichts mehr macht.


Small-Talk? Nein, danke!

Gebe nicht der Versuchung nach, Smalltalk zu führen, wenn Prioritäten gesetzt sind und daran gearbeitet wird. Respektiere deine Entscheidung bei der Planung und du bist auf dem richtigen Weg. Auch wenn das bei den Anderen etwas aufstoßen wird. Aber, es ist DEIN Leben und DEINE Zeit!


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Realitätscheck

Wird dich das, was du gerade machst oder in Angriff nimmst, am Ende dazu führen, dass du zufrieden bist? Oder machst du etwas, was dir am Ende nichts bringt und du mal wieder nur Zeit verschwendet hast? Verschwende deine Zeit nicht mit Sachen und Aufgaben, die nutzlos sind. Denn diese sollte man erst gar nicht in Angriff nehmen. Pure Verschwendung von wertvoller Lebenszeit.


Sei flexibel

Es kommt immer wieder vor, dass, wenn du versuchst, eine gute Arbeit zu machen oder eine bedeutende Aufgabe in Angriff zu nehmen, früher oder später etwas auftaucht, das deine Bemühungen entgleisen lässt. Frage jeden, der erfolgreich war, und er wird dir dasselbe sagen. Plane extra Zeit für das Unerwartete ein. Unnötige Unterbrechungen wie Telefonanrufe, Mails, die "Haben Sie mal eine Minute Zeit?"-Sache, all das frisst deine Zeit, und wenn es nicht priorisiert oder berücksichtigt wird, wächst die Frustration.


Arbeiten und Aufgaben abgeben

Meist ist ein persönliches Ziel nicht alleine zu erreichen. Man benötigt Hilfe anderer Menschen. Und warum solltest du Zeit in etwas investieren, was du nicht so gut kannst, um darin besser zu werden? Geb diese Arbeiten ab. Hat zwei Vorteile: du gewinnst dadurch Lebenszeit. Und der andere Mensch, der das besser kann als du, wird am Ende ein besseres Ergebnis abliefern.

 

So mache ich das seit vielen Jahren. Ich werde nie 100% in etwas so gut werden, was ich nicht so gut kann oder was mir keinen Spaß macht. Lieber verbessere ich mich immer mehr in dem, was ich gut kann. Was mir Freude bereitet. Den dadurch bleibe ich motiviert. Arbeite ich an Sachen, die mir nicht liegen, besteht die große Gefahr, dass ich motiviert werden und letztlich aufgebe.

 

Sei realistisch in Bezug auf die Dinge, die du tun kannst und die du nicht tun kannst. Delegiere Dinge, die du delegieren musst. Wir können nicht alles können.


Zeitmanagement = Lebensmanagement

Plane für dich auch immer wieder persönliche Freizeit ein. Für Zeit alleine mit dir. Mit der Familie. Freunden. Aktivitäten die dir Spaß machen. Was auch immer. Auch dann, wenn es aussieht, als würdest du deine Zeit sinnlos verplempern. Aber diese Auszeit ist wichtig. Das reduziert deinen inneren Stress. Es bringt dir Freude. Du wirst motivierter. Und du lädst deinen Energietank wieder auf. Auch sinnlos Zeitvergeudung gehört zu einem glücklichen Leben. Zu effektivem Zeitmanagement.


Beende deinen Tag ordentlich

Lass die vergangen Stunden reflektieren. Bist du zufrieden? Hast du alles erledigt, was du tun wolltest? Dann plane den nächsten Tag. Die nächsten Tage. Das gibt dir Sicherheit. Du wirst dadurch entspannter. Und gewinnst durch diese Zeitplanung mehr Zeit. Vor allem, mehr Lebenszeit. Und darum geht es letztlich.


Sag nie, “ich habe nicht genug Zeit”

Es ist immer genug Zeit da. Wir haben alle die gleiche Zeit. Es kommt nur darauf an, wie wir diese Zeit nutzen. Und welche Bedeutung wir dieser und jeder Tätigkeit geben. Planen wir unsere Tätigkeiten, sinnvoll und nach Priorität, planen wir unsere wertvolle Lebenszeit, und geben uns damit mehr Sinn für unser Leben. Was unterm Strich bedeutet, wir kommen unserem erfülltem Leben so ein Stück näher.


85 Zeitmanagement Tipps für den Alltag

Ok, dass zur Einführung. Bist du bereit für 85 weitere Tipps? Dann lass uns starten:

  1. Das Wichtigste: Schätze Deine Zeit! Denn diese ist irgendwann aufgebraucht!
  2. Behandle deine Zeit als etwas sehr wertvolles, dass du sorgsam verwalten musst.
  3. Messe deine Zeit.
  4. Überlege und schätze ein, wie viel Zeit du hast, um deine Zeit zu verwalten.
  5. Bei Bedarf, spreche mit deinem Chef über mehr selbstständige Kontrolle deiner Arbeitszeit.
  6. Bestimme das beste Arbeitsmuster für dich.
  7. Übernehme die Kontrolle über deine Aufgaben.
  8. Nimm dir die Freiheit, deine Aufgaben besser aus zu balancieren.
  9. Arbeite in einem gleichmäßigen Tempo. So dass es für dich angenehm ist und dich nicht unter Druck setzt.
  10. Plane deine Dinge, die du tun möchtest und musst, lange und rechtzeitig im Voraus.
  11. Arbeite nicht mehr, als du mußt. Wir alle benötigen Auszeiten zum erholen. Machen wir das nicht selbst, wird uns die Natur in Form von Krankheiten irgendwann dazu zwingen. Und dann geht es auch.
  12. Werde zum Perlentaucher: suche nach dem Positiven, was dir deine Zeit bringt.
  13. Nutze deine Zeit, um Ziele zu erreichen. Und nicht nur die Pflichten abzuarbeiten.
  14. Mach jeden Tag etwas Produktives und Angenehmes.
  15. Stell dir die Frage: "Wie kann ich meine Zeit jetzt am besten nutzen?"
  16. Suche und erkenne die Zeiträuber in deinem Leben. Und setze diese auf die Ersatzbank. Denn diese verlorene Zeit bekommst du nicht wieder zurück.
  17. Hast du einen Sinn in deinem Leben? Nein? Dann nimm dir Zeit und denke darüber nach. Wer du bist? Was du willst? Und vor allem: was du NICHT willst!
  18. Sei effektiv … und dann effizient.
  19. Hetze dich nicht. Und überarbeite dich nicht.
  20. Halte Ordnung in deinem Kalender, der dich daran erinnert, wann du was tun solltest um dein Ziel zu erreichen oder eine Aufgabe zu erledigen.
  21. Bringe Abwechslung in deine täglichen Aufgaben.
  22. Verbringe bis zu einem Viertel deines Tages mit Routineaufgaben.
  23. Erledige Routineaufgaben in der kürzesten dir möglichen Zeit.
  24. Entwickle gute Zeitgewohnheiten.
  25. Experimentiere mit verschiedenen Methoden zur Erledigung deiner Routineaufgaben.
  26. Bereite das, was du für deine Arbeit benötigst im Voraus vor.
  27. Räume während der Arbeit auf. Lass nichts herumliegen, was du nicht benötigst zur Erledigung deiner Aufgabe. Egal ob im Privatleben oder im Beruf.
  28. Automatisiere deine Aufgaben und Arbeiten.
  29. Erschaffe dir einfache Arbeitsabläufe.
  30. Verwende Just-in-Time-Systeme, um das Durcheinander zu minimieren.
  31. Fasse ähnliche Aufgaben zusammen.
  32. Wisse, welche Arbeiten beschleunigt werden können und welche nicht.
  33. Habe ein regelmäßiges Zeitfenster für kurzfristig anfallende Aufgaben.
  34. Lege Zeit für Wartungsaufgaben beiseite.
  35. Vermeide unnötigen Papierkram.
  36. Organisiere deine Ablagesysteme.
  37. Sichere deine PC-Daten zu festen Zeiten.
  38. Räume deine Dateien regelmäßig auf.
  39. Halte deinen Schreibtisch frei. Deine Motivation ist höher, wenn du an einen aufgeräumten oder leeren Schreibtisch kommst.
  40. Minimiere von dir abonnierte Newsletter. Abonniere nur die Newsletter, die du wirklich brauchst und welche dir weiterhelfen.
  41. Bist du kein Fan von Telefonaten und schreibst lieber Mails? Dann mach das und teile das den Betroffenen mit. Klar, manche Gespräche müssen per Telefon geführt werden. Viele Gespräche jedoch lassen sich per Mail erledigen. Denn wenn du weißt, du hast ein Telefonat, obwohl du das nicht so gerne machst (wie ich), dann sind die 1-2 Stunden vor dem Telefontermin schon Stress für dich. Und genau das wollen wir reduzieren.
  42. Halte deine Mitteilungen kurz und bündig.
  43. Verwalte deine Projekte mit Zeit-, Kosten- und Einschätzungen der Wichtigkeit.
  44. Führe deine Projekte mit detaillierten Zeitplänen durch.
  45. Addiere 20 % zu deinen ursprünglichen Projektplänen.
  46. Führe detaillierte Listen mit deinen Aufgaben.
  47. Erstelle eine Reihe von realistischen Terminen für deine Projekte.
  48. Rationalisiere Projektaufgaben mit niedriger Priorität.
  49. Bleibe auf dem Laufenden, was in deinem Projekt vor sich geht.
  50. Verfolge und überwache deinen Projektfortschritt.
  51. Verbringe bis zu einem Viertel deines Tages mit Arbeiten die dich persönlich weiterbringen.
  52. Habe eine klare Vorstellung von deinen Zielen.
  53. Richte deine Ziele an deinen persönlichen Wertvorstellungen aus.
  54. Sei dir sicher, dass alle deine Ziele erreichen wirst.
  55. Schreibe deine Ziele auf. Und lege die Aufschriebe dort ab, wo du sie immer sehen kannst.
  56. Setzen Sie SMART-Ziele für kurzfristige Aufgaben.
  57. Finde heraus, welche Aufgaben du hasst. Und delegiere diese.
  58. Teile große Aufgaben in kleinere Stücke auf.
  59. Priorisiere deine Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit.
  60. Wenn du überfordert bist, schreibe eine To-Do-Liste und setze dort die Prioritäten der Aufgaben.
  61. Nutze ungenutzte Zeit für klitzekleine Aufgaben.
  62. Plane 60 % deines Tages; Und lass den Rest des Tages auf dich zu kommen.
  63. Schreibe zuerst die großen Aufgaben in deinen Terminkalender, dann die kleinen.
  64. Feier das Erreichen deiner Ziele. Das ist sehr wichtig, zu genießen.
  65. Nimm dir Zeit zum sitzen oder liegen und nachdenken.
  66. Achte immer auf deine Gesundheit.
  67. Bekomme ein Gefühl für die Zeit.
  68. Nimm dir Zeit, um zu genießen und wert zu schätzen was du hast.
  69. Nutze die Energie des Augenblicks.
  70. Mach ab und zu einfach das, was du tun willst. Auch wenn es keinen Sinn ergibt.
  71. Mach mindestens alle 90 Minuten eine Pause.
  72. Lass deinen Tag oder Woche Revue passieren. Was war gut? Was war nicht so gut?
  73. Erscheine immer pünktlich zu Besprechungen. Plane genügend Zeit zum ankommen bei der Besprechung ein, damit du nicht in Hektik und Stress kommst.
  74. Sei höflich und zügig im Umgang mit anderen.
  75. Halte nur Besprechungen ab, die einen klaren Zweck haben.
  76. Lass die Leute wissen, wenn du keine Zeit oder Lust hast. Über deine Lebenszeit bestimmst nur du!
  77. Minimiere unnötige Unterbrechungen.
  78. Lerne, Nein zu Aufgaben zu sagen, die nicht deine sind.
  79. Vermeide Zeitfresser.
  80. Kontrolliere dein Telefon.
  81. Schirme alle eingehenden Anrufe ab.
  82. Entwickle eine Teamzeitrichtlinie.
  83. Hänge eine Uhr an die Wand.
  84. Prüfe, ob du zur Über- oder Unterforderung neigst und passe dich an.
  85. Zum Schluss das Wichtigste: Genieße deine Zeit. Denn wie es das Wort schon sagt, zum genießen brauchst du: ZEIT!


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